Если вы настроите Outlook для получения и управления своей электронной почтой для нескольких учетных записей, а также включите оповещения на рабочем столе для новых писем, вы всегда будете получать уведомления при поступлении новых писем - и неважно, являются ли новые электронные письма важными или нет. Поэтому, если вы, например, используете в Outlook личную и рабочую учетную запись электронной почты, для вас имеет смысл установить приоритет сообщений для одной учетной записи над сообщениями для другой.
В этом руководстве мы намерены показать вам, как ограничить уведомления Outlook только важными электронными письмами в Windows 10. Например, если вы используете свой личный адрес электронной почты для получения рекламы и информационных бюллетеней, вы можете указать Outlook, чтобы он прекратил отображение предупреждений на рабочем столе для этой учетной записи. потому что уведомления просто не так важны.
Как управлять предупреждениями Outlook на настольном компьютере
Честно говоря, постоянный поток уведомлений по электронной почте может нарушить ход мыслей любого человека. Если вы не хотите отключать уведомления для всех новых писем в Outlook - особенно если вам нужно продолжать видеть важные рабочие / деловые сообщения, как только они приходят, - вы можете настроить Outlook, чтобы уведомлять вас только о важных электронных письмах.
Практически для каждой ситуации есть полезные процедуры, которые вы можете использовать, чтобы заставить Outlook вести себя должным образом (так, как вы этого хотите).
Как отключить оповещения о новой почте:
Если вы устали видеть новые сообщения и вообще не хотите получать уведомления, вы можете отключить оповещения о новой почте. Однако этот шаг является экстремальным, и мы не рекомендуем его.
- Вот инструкции, которые необходимо выполнить, чтобы отключить оповещения о новых письмах:
- Во-первых, вы должны открыть или запустить приложение Outlook на своем компьютере.
- Предполагая, что окно Outlook теперь находится на экране вашего ПК, вы должны щелкнуть меню «Файл».
- В представленном списке щелкните Параметры.
- На экране «Параметры» вы должны проверить список на левой панели и затем нажать «Почта».
Вы будете перенаправлены на вкладку Почта.
- Теперь вы должны найти раздел Прибытие сообщения (прокрутите вниз, если нужно).
- Как только вы увидите параметр Display a Desktop Alert, вы должны установить его флажок, чтобы отключить его.
- Теперь вы должны нажать кнопку ОК, чтобы подтвердить все и вернуться на главный экран Outlook.
Если вы все сделали правильно, Outlook примет к сведению новую конфигурацию и перестанет предупреждать вас о новых письмах.
- Как отключить оповещения для определенной учетной записи электронной почты; как включить оповещения для всех, кроме одной учетной записи электронной почты:
Если вы хотите, чтобы Outlook перестал предупреждать вас о новых сообщениях электронной почты в определенной учетной записи электронной почты (например, в вашей личной электронной почте), то эта процедура предназначена для вас.
Следуйте этим инструкциям, чтобы настроить Outlook, чтобы не отображать уведомления для определенной учетной записи электронной почты (при разрешении уведомлений для других учетных записей):
- Во-первых, вы должны запустить или открыть приложение Outlook на своем ПК.
- Как только на экране появится окно Outlook, вы должны посмотреть в его верхний левый угол и затем щелкнуть «Файл».
- В появившемся списке вы должны щелкнуть «Управление правилами и предупреждениями».
- Теперь вы должны нажать «Новые правила».
Outlook откроет окно мастера правил.
- Здесь вы должны нажать на Применить правило к сообщениям, которые я получил (один из шаблонов).
- Теперь вы должны перейти к условию. Щелкните Далее.
Outlook отобразит еще одно приглашение.
- Нажмите кнопку «Да» еще раз, чтобы продолжить выполнение задачи.
- Теперь в списке «Действия» вы должны нажать «Показать предупреждение на рабочем столе».
- Щелкните Далее.
- Теперь вы должны выбрать или указать исключение. Выберите «За исключением» в указанной учетной записи.
- Здесь вы должны поставить отметку в нижней части поля и щелкнуть там ссылку «Указано».
- И, наконец, вы должны нажать «Готово», чтобы подтвердить действия и активировать только что созданное правило.
- Как включить оповещения только для определенных учетных записей электронной почты:
Если вы хотите, чтобы Outlook отправлял уведомления для определенных учетных записей электронной почты - тех, которые вы считаете наиболее важными, - вы можете настроить почтовый клиент именно на это. Если вы хотите видеть уведомления только для двух или более учетных записей, то эта процедура предназначена для вас.
Выполните следующие действия, чтобы настроить Outlook на отображение уведомлений только для определенных учетных записей:
- Во-первых, вы должны запустить или запустить приложение Outlook на вашем компьютере.
- Как только откроется окно программы Outlook, вам нужно проверить его верхний левый угол и затем нажать «Файл».
- Теперь в появившемся меню вы должны щелкнуть «Новые правила».
Outlook запустит окно мастера правил.
- Чтобы продолжить, нажмите «Применить правило к сообщениям, которые я получаю».
- Теперь, предполагая, что вы находитесь в разделе «Условие», вы должны выбрать параметр «Через указанную учетную запись».
- Здесь, в нижней части поля, вы должны щелкнуть ссылку Указано.
- Теперь вы должны выбрать учетные записи, для которых вы хотите видеть предупреждения.
- Щелкните Далее.
- Теперь вы должны выбрать действие «Отображать предупреждение на рабочем столе».
- И, наконец, чтобы подтвердить действия и активировать созданное вами правило, вы должны нажать «Готово».
Если вы все сделали правильно, то вы будете получать оповещения только для указанных вами учетных записей электронной почты (и не более того).
- Как получать уведомления Outlook только для важных писем; как получать оповещения по электронной почте, когда задействован конкретный отправитель:
Здесь мы намерены показать вам, как вы можете пометить электронное письмо от определенного отправителя как важное и настроить Outlook, чтобы отображать предупреждения только для сообщений от этого отправителя. Предлагаемая настройка полезна, если вы не хотите беспокоить себя письмами от других отправителей или почтовых ящиков.
Следуйте этим инструкциям, чтобы Outlook предупреждал вас только тогда, когда сообщение пришло от определенного отправителя:
- Во-первых, вам нужно запустить или открыть приложение Outlook на вашем компьютере.
- Когда появится окно Outlook, вы должны перейти в его верхний левый угол и затем щелкнуть «Файл».
- В меню, расположенном в левом углу окна, вы должны нажать на Параметры.
- Предполагая, что теперь вы находитесь на экране параметров Outlook, вы должны проверить список рядом с левой панелью, а затем нажать «Почта».
- Теперь вы должны найти раздел прибытия сообщения. Здесь вы должны снять выделение со всех параметров (при необходимости нажмите на их флажки).
- Щелкните по кнопке ОК (внизу окна).
Теперь вы должны перейти к созданию правила для важных писем от определенного отправителя. Продолжайте следовать этим инструкциям:
- Предполагая, что вы находитесь в окне приложения Outlook, вы должны щелкнуть Правила (в верхней части экрана).
- В появившемся списке вам нужно щелкнуть «Управление правилами и предупреждениями».
Outlook откроет диалоговое окно или окно «Правила и предупреждения».
- Предполагая, что вы находитесь на вкладке «Правила электронной почты» (по умолчанию), вам необходимо нажать кнопку «Новое правило».
Откроется диалоговое окно мастера правил.
- Установите флажок «Воспроизвести звук при получении сообщений от кого-то» - если вам нужна эта функция. Выберите поле шаблона.
- Теперь вы должны щелкнуть ссылку «люди или общедоступная группа». Здесь вы должны выбрать отправителя, чьи электронные письма вы хотите отметить как важные.
- Щелкните "Воспроизвести звук". Здесь вы должны выбрать звук, который вам больше нравится или нужен.
- И наконец, вы должны нажать кнопку «Готово».
Если вы вернулись в диалоговое окно или окно «Правила и предупреждения», вы должны щелкнуть там кнопку OK (чтобы сохранить только что созданное правило).
Теперь, если вы правильно выполнили описанные выше действия, вы будете получать предупреждения только для сообщений от отмеченного отправителя, и будет воспроизводиться указанный звук.
- Как получать уведомления только о важных сообщениях; как получать оповещения по электронной почте, только если речь идет о конкретной теме:
Если вы хотите, чтобы Outlook отображал уведомления о важных сообщениях электронной почты на основе определенной темы, вы можете настроить почтовый клиент именно на это. Здесь мы намерены показать вам, как пометить определенные электронные письма как важные на основе известной темы, а также заставить Outlook принимать к сведению вещи.
Следуйте этим инструкциям, чтобы заставить Outlook отображать предупреждения о новых письмах на определенную тему:
- Во-первых, вам нужно запустить или запустить приложение Outlook на вашем компьютере.
- Когда откроется окно Outlook, вы должны посмотреть в его верхний левый угол и затем щелкнуть «Файл».
- Проверьте меню рядом с левым углом окна и нажмите Параметры.
- Когда появится экран параметров Outlook, вы должны проверить список рядом с левой панелью и затем щелкнуть Почта.
- Теперь вы должны найти раздел прибытия сообщений. Здесь вам нужно снять выделение со всех параметров (поставить галочку в соответствующем поле - если вам нужно снять отметку).
- Щелкните на кнопке ОК (внизу окна).
На этом этапе вы должны перейти к созданию нового правила, которое определяет определенные электронные письма - в зависимости от темы - как важные сообщения, для которых должны отображаться уведомления. Продолжайте следующие шаги:
- Здесь, предполагая, что вы вернулись на главный экран Outlook, вы должны нажать «Правила» (опция, расположенная в верхней части экрана).
- В появившемся списке вы должны нажать Manage Rules and Alerts.
Откроется диалоговое окно или окно «Правила и предупреждения».
- На вкладке «Правила электронной почты» вы должны нажать кнопку «Новое правило».
Outlook откроет диалоговое окно или диалоговое окно мастера правил.
- В разделе Начать с пустого правила вы должны нажать Применить правило к получаемым мной сообщениям.
- Теперь вы должны нажать кнопку «Далее».
- Предполагая, что вы находитесь во втором диалоговом окне или окне мастера правил, вы должны сделать это:
- Щелкните поле «С конкретными словами в теме» (чтобы выбрать этот параметр).
- Щелкните поле для конкретных слов (чтобы выбрать этот параметр).
- Теперь вы должны заполнить диалоговое окно «Поиск текста» определенными словами или фразами для темы электронного письма.
- Нажмите кнопку «Добавить», а затем нажмите кнопку «ОК», чтобы подтвердить изменения.
- Щелкните кнопку Далее.
Здесь, предполагая, что вы находитесь в третьем диалоговом окне или окне мастера правил, вы должны щелкнуть поле для воспроизведения звука (чтобы выбрать этот параметр).
- На шаге 2 вы должны щелкнуть ссылку на звук.
- И, наконец, вы должны нажать кнопку «Готово», чтобы завершить работу и сохранить свою работу.
Если вы вернетесь в диалоговое окно или окно «Правила и предупреждения», вам необходимо нажать кнопку «ОК».
Что ж, если вы выполнили указанные выше задачи правильно, Outlook будет показывать предупреждения и воспроизводить звуки только для новых писем, содержащих указанные слова или фразы в своей теме.
- Как редактировать правила в Outlook:
Возможно, вы заметили, что в описанных выше операциях мы использовали функцию правил в Outlook, чтобы настроить почтовый клиент для работы определенным образом. С помощью правил вы можете указать Outlook предупреждать вас только об определенных сообщениях электронной почты для определенной учетной записи электронной почты, отображать уведомления для определенных типов сообщений и т. Д.
Здесь мы хотим показать вам, как изменять правила, удалять их или даже временно отключать.
Например, если вы хотите заставить Outlook отображать диалоговое окно New Mail Alerts вместо диалогового окна Desktop Alert, вы должны сделать следующее:
- Во-первых, вы должны запустить Outlook на своем компьютере.
- Когда появится окно Outlook, вы должны перейти в верхнюю часть окна и затем щелкнуть «Главная» (одна из вкладок).
- В разделе «Перемещение» вы должны проверить и нажать «Правила».
- В появившемся списке вы должны выбрать Управление правилами и предупреждениями.
Outlook откроет диалоговое окно «Правила и предупреждения».
- Предполагая, что вы находитесь на вкладке «Правила электронной почты», вы должны нажать «Изменить правило» (чтобы увидеть список доступных параметров).
- Щелкните Изменить параметры правила.
На этом этапе на первом экране диалогового окна мастера правил появится список условий, которые можно использовать для определения правила для входящих сообщений электронной почты. В предыдущих процедурах мы просили вас сделать определенный выбор. Если вы хотите внести изменения в условия правила, над которым вы работаете сейчас, вы должны сделать это сейчас. В противном случае - если вы не собираетесь вносить изменения - вам необходимо нажать «Далее».
Точно так же вы можете вносить изменения на экране, в котором перечислены условия, которые можно использовать для определения правил для входящих сообщений. Например, вы должны щелкнуть по Display a Desktop Alert, чтобы установить флажок для этого параметра, а затем щелкнуть Next, чтобы продолжить.
Если вы хотите, чтобы Outlook отображал предупреждения, которые с большей вероятностью привлекут ваше внимание, вы должны прокрутить список действий вниз, а затем щелкнуть поле для отображения определенного сообщения в окне предупреждения о новом элементе (чтобы выбрать этот параметр) .
И если вы хотите настроить сообщение, которое появляется в диалоговом окне или окне «Новые сообщения электронной почты», вам необходимо щелкнуть ссылку на конкретное сообщение, которое обычно находится под полем для шага 2. Появится диалоговое окно или окно с предупреждением. сейчас. Теперь вам нужно заполнить текстовое поле в разделе Укажите предупреждающее сообщение, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить свою работу.
Если вы хотите ввести новые исключения или удалить уже существующие исключения, вам нужно нажать «Далее». Таким образом, вы получите доступ к списку исключений и внесете необходимые изменения.
Например, если вы хотите изменить имя правила или другие параметры, которые отображаются на последнем экране диалогового окна мастера правил, вам необходимо нажать «Далее» (еще раз на экране «Исключения»). Если это единственное изменение, которое вы собираетесь внести, теперь вы можете нажать кнопку «Готово» (на экране «Действия»), чтобы подтвердить и сохранить внесенные вами изменения.
По окончании задачи диалоговое окно мастера правил будет закрыто автоматически. Скорее всего, вы вернетесь в диалоговое окно «Правила и предупреждения». Там вы можете нажать OK, чтобы закрыть окно. Если вы хотите немедленно запустить правило, над которым вы только что работали, вы должны щелкнуть «Запустить правила сейчас» (опция в верхней части вкладки «Правила электронной почты»).
Здесь, предполагая, что вы находитесь в диалоговом окне «Выполнить правила сейчас», вы можете щелкнуть параметр «Выбрать правила» (для его выбора), установить флажок для правила, которое вы хотите запустить прямо сейчас, а затем нажать «Выполнить сейчас». Приложение Outlook теперь должно работать для выполнения правила.
Однако диалоговое окно или окно «Выполнить правила сейчас» не закроется автоматически. Вам нужно будет нажать «Закрыть», чтобы закрыть его. Точно так же вы должны нажать ОК, чтобы закрыть диалоговое окно или окно «Правила и предупреждения». Последнее тоже вряд ли уйдет автоматически.
Что ж, если вы все сделали правильно, то диалоговое окно или окно «Новые почтовые уведомления» теперь начнет показывать ваше собственное сообщение вверху.
СОВЕТ:
Поскольку вы пришли сюда, чтобы узнать, как обеспечить жесткий контроль над предупреждениями о новых письмах в Outlook - а это значит, что вы не хотите, чтобы ненужные уведомления отвлекали вас, - мы можем с уверенностью предположить, что продуктивность является одним из ваших приоритетов. По этой причине мы рекомендуем вам приобрести Auslogics BoostSpeed.
С помощью рекомендованной программы вы можете изучить и использовать функции верхнего уровня для диагностики проблем, влияющих на вашу систему, выполнить несколько оптимизаций и исправлений, а также принудительно внести полезные изменения для повышения производительности вашего компьютера.